勤怠管理システムの導入支援

企業のニーズ、課題

自社開発システムの運用の負担が大きく、勤怠管理の効率化が課題に

大手食品メーカーの日清食品様では、Excelベースの自社開発のシステムを使用して勤怠管理を行っていました。Excelをベースしたシステムであるため、残業時間などの勤怠データを効率的に管理をすることが難しく、毎月の勤怠管理に人手と時間がかかるという課題をかかえていました。

日清食品様では、本社、営業所、工場などの拠点が全国にあり、全社員の情報を一元管理をすることが難しい状態でした。特に工場の勤怠管理は複雑であり、1時間刻みで勤務開始時刻が異なるシフトがあるなど、管理が必要な「社員の雇用形態（正社員、パート等）×勤務区分」の組み合わせは100通りを超えていました。

また、既存の勤務表は誤入力を防ぐためのチェック機能が弱く、社員が誤った内容で勤務時間などを入力してしまうケースがありました。そのため、毎月勤怠管理の担当者が各社員の勤務表を個別にチェックを行っていました。多くの勤怠データをチェックする必要があり、時間がかかるだけではなく、ミスが発生しやすい状態となっていました。

コンサルティングの内容、解決策

最新の勤怠管理システムの導入を支援し、円滑な移行を実現

弊社では日清食品様の勤怠管理の効率化を実現するため、勤怠管理システム「e-就業ASP」の導入を提案し、既存システムから新システムへのスムーズな移行を実現するため、就業ルールの見直しや新システムのカスタマイズの支援等を行いました。

■勤怠管理システムの導入支援の概要

システムの移行を実現するためには、新しく導入するシステムを既存の運用に合わせていくのか、既存の運用を新しいシステムに合わせていくのかの選択が必要となります。

新システムを既存の運用に合わせる場合、システムの移行に伴う各種の変更作業を最小限に抑えることができます。また、これまでと同じように勤怠管理を行うことが可能であり、担当者の移行直後の負担を軽減することができます。その一方で、時間がかかりミスが発生しやすい状態の大幅な改善は期待できず、最大の課題である業務効率化の実現は難しくなります。

既存の運用を新システムに合わせる場合、システムの機能を最大限に活用することが可能となります。ペーパーレス化や勤怠データの集計の自動化などにより、大幅な業務効率化を見込むことができます。しかし、そのためには、既存の勤怠管理の運用を大幅に変更するだけではなく、就業ルール自体の変更も必要があるため、移行に向けたハードルは非常に高くなります。

業務に大幅な変更が伴うとなると、関係者からの反発につながることも予想され、新システムの導入が順調に進まなくなる懸念もあります。そこで弊社では、既存のExcelベースの勤務表を使った勤怠管理と、新システムであるe-就業ASPが想定する勤怠管理の一連の業務を比較し、新旧の業務のギャップを分析しました。

弊社のコンサルタントが業務マニュアルなど資料の確認に加え、勤怠管理の担当者などへのヒヤリングを何度も行い、一人ひとりの社員が勤務時間を記録するところから給与計算が完了するまでの業務の一連の流れを確認していきました。

関係者へのヒヤリングは、現状の業務について確認をするだけではなく、なぜ新しいシステムへの移行の必要なのかを丁寧に説明するとともに、システム導入によって負担の軽減が出来ることを伝え、関係者からの協力を引き出すことに成功をしました。

分析では、弊社のコンサルタントが就業ルールを含む既存の運用で変更が必要な点、新システム側でカスタマイズ（機能追加）が必要な点など、システムの移行に向け対応が必要な事項を一つひとつ明らかにしていきました。

その結果、e-就業側でいくつかのカスタマイズを実施すれば、業務の流れを大幅に変えずに既存のシステムから置き換える形でe-就業を導入することができることが判明しました。業務の流れを大幅に変えないことで、現場での混乱が起こらないようにするとともに、既存の業務で手間のかかっていたデータの集計などの作業をシステム側で行うことで、業務の効率化の目途をつけることができました。

その後、日清食品様の担当者、e-就業ASPの開発会社（ニッポンダイナミックシステムズ社）の担当者、弊社のコンサルタントの三者が打ち合わせを重ね、就業ルールを含む勤怠管理の運用の変更手続きやe-就業ASPのカスタマイズ作業を並行で進めていきました。

過去の勤怠データを使ったテストや実際の環境で行うトライアル稼働の支援も行い、システム移行に伴う問題が起こらないことを確認し、新システムへのスムーズな移行を実現することができました。

コンサルティングの成果

業務効率化に加えて、コンプライアンスの強化も達成

■勤怠管理システムの導入効果1

e-就業ASPの導入後、勤怠データのチェックや集計などの勤怠管理業務の効率化を実現することができました。担当者が個別に確認を行っていたため、時間がかかっていた勤怠チェックもシステム上で効率的に行うことが可能となりました。勤怠管理にかかる担当者の負担を軽減し、ミスが起こりにくい環境を構築することができました。

■勤怠管理システムの導入効果2

e-就業ASPを導入したことにより、日清食品様では、人事や管理職が勤怠データ（労働時間、残業、休日出勤、休暇）のリアルタイムで把握できるようになりました。

これまでは、誰が長時間労働をしているのかは勤怠データの集計後にしか把握することができず、働きすぎを防止することが難しい状態でした。

e-就業ASPでは長時間労働を行っている社員がいた場合に、本人と管理者の画面に警告表示が出るため、直属の上司から本人に残業を減らすように伝えるなど、必要な対応をすぐに取ることが可能となりました。管理の遅れによって社員の健康を損なったりするリスクを大幅に減らすことになったと考えられます。

勤怠管理は、労働基準法などの法律の改正に対応していくことが求められます。日清食品様の既存のシステムは、Excelをベースに開発したものであり、法改正に対応した修正を一括で全員の勤務表に反映するといったことはできませんでした。

e-就業ASPはクラウド型のシステムであり、法改正対応をした定期的なアップデートが行われるため、法改正への備えが万全なものとなりました。勤怠データのリアルタイムでの把握と合わせて、コンプライアンス強化を実現することができました。

業務の効率化のため、勤怠管理システムの導入を検討

–新しい勤怠管理システム（e-就業ASP）を導入すること決めた理由を教えてください。

e-就業ASPの導入前に、コンピテンシーコンサルティング社（以下、CC社）には、給与計算業務の効率化支援をお願いしていました。

その中で、CC社から新しい勤怠管理システムを導入することで、給与計算業務の効率化をさらに進めることができるという話があり検討を始めました。

労務管理だけではなく、システムの知識や経験が豊富であることが決め手となりました

–弊社に勤怠管理システムの導入の支援を依頼した理由を教えてください。

CC社は、弊社の給与計算業務の効率化の実績があり、弊社の勤怠管理についてよく知っていたため、勤怠管理システムの導入支援をお願いをしました。

CC社のコンサルタントは、労務管理に強いだけではなく、システムに関する知識や経験が豊富であることも決め手となりました。

CC社からの提案を受けたとき、「これならいける」と確信をもてたのが決め手となりました。

的確なアドバイスを受けることができました

–勤怠管理システムの導入時の弊社の仕事ぶりについてお教えください。

CC社のコンサルタントは弊社の業務をよく理解しているということもあり、e-就業の導入に伴う影響範囲の分析、課題への対応方針の策定などで、的確なアドバイスを受けることができました。

弊社は製造業ですので多くの社員が工場で勤務をしています。そのため、システムの導入では工場の担当者の協力が欠かせません。

工場の担当者への説明には多くの時間をかけました。各地の工場向けの説明会では、弊社の社員に代わってCC社のコンサルタントの方に説明を進めて頂きました。弊社の勤怠管理についてよく理解をしたうえで、一つ一つの質問に丁寧に答えて頂いたことが、現場の協力を引き出すことにつながったと考えています。